แผนฟรีมักจำกัดอะไรบ้าง
ผู้ให้บริการแต่ละรายตั้งเงื่อนไขต่างกัน แต่ข้อจำกัดที่พบบ่อยมักอยู่ในไม่กี่เรื่อง ก่อนสมัคร ให้ไล่อ่านหน้าเงื่อนไขทีละข้อ และถามตรง ๆ ว่าถ้าธุรกิจโตขึ้น จะต้องเปลี่ยนแผนตอนไหน
- จำนวนผู้ใช้: ฟรีเฉพาะทีมเล็ก เมื่อจ้างคนเพิ่มเกินเพดานต้องเปลี่ยนเป็นแผนเสียเงินทั้งบริษัท
- วิธีลงเวลา: ฟรีแค่กดปุ่มหรือถ่ายรูป ส่วนการยืนยันตัวตน (เช่น สแกนใบหน้า) หรือการตรวจพิกัดอยู่ในแผนที่สูงกว่า
- จำนวนสาขาหรือจุดลงเวลา: ใช้ได้สาขาเดียว หรือกำหนดพื้นที่ได้จุดเดียว
- ประวัติข้อมูล: เก็บย้อนหลังได้สั้น ๆ หรือดูรายงานได้เฉพาะเดือนปัจจุบัน
- การนำไปใช้ต่อ: ได้แค่ไฟล์ส่งออก ไม่ต่อกับตารางกะ การลา โอที หรือเงินเดือน
- การดูแลหลังการขาย: ไม่มีคนช่วยตั้งค่า หรือช่วยเมื่อมีปัญหาตอนปิดรอบเงินเดือน
- อุปกรณ์: ซอฟต์แวร์ฟรี แต่ต้องซื้อเครื่องสแกนหรือแท็บเล็ตเอง
ต้นทุนแฝงที่ไม่อยู่ในใบราคา
ต้นทุนที่ใหญ่ที่สุดของระบบลงเวลามักไม่ใช่ค่าโปรแกรม แต่เป็นเวลาคนที่ต้องจัดการข้อมูลหลังจากนั้น ถ้าระบบให้แค่ไฟล์เวลาเข้า–ออก ใครสักคนต้องเอาไปเทียบกับตารางกะ ใบลา และโอที แล้วกรอกเข้าโปรแกรมเงินเดือนทุกรอบ
งานนี้มักตกอยู่กับ HR หรือหัวหน้างาน และเพิ่มขึ้นตามจำนวนคน จำนวนกะ และจำนวนสาขา โดยไม่มีใครนับเป็นค่าใช้จ่ายของระบบลงเวลา
- เวลาไล่ข้อมูลใน Excel: รวมไฟล์จากหลายสาขา แก้ชื่อไม่ตรง หาคนลืมเช็คเอาท์ เทียบกับตารางกะ
- เงินเดือนผิด: กรอกซ้ำหลายรอบ โอกาสพลาดก็มากขึ้น ทั้งจ่ายเกินและจ่ายขาด ซึ่งอย่างหลังกระทบความเชื่อใจของพนักงานโดยตรง
- การลงเวลาแทนกัน: ถ้าวิธีลงเวลาไม่ยืนยันว่าเป็นตัวคนนั้นจริง บริษัทอาจจ่ายค่าแรงในชั่วโมงที่ไม่มีใครทำงาน (อ่านเพิ่ม: ลงเวลาแทนกัน ป้องกันยังไง)
- อุปกรณ์ทุกสาขา: ค่าเครื่อง ค่าติดตั้ง อะไหล่ และเวลาคนที่ต้องไปดูเมื่อเครื่องเสีย คูณด้วยจำนวนสาขา
- ค่าเปลี่ยนระบบภายหลัง: ถ้าส่งออกข้อมูลย้อนหลังไม่ได้ครบ การย้ายไประบบอื่นตอนโตแล้วจะยากกว่าตอนเริ่ม
ลองคิดเป็นตัวเลข (ตัวอย่างสมมติ)
ตัวเลขด้านล่างเป็นสมมติฐานเพื่อแสดงวิธีคิดเท่านั้น ไม่ใช่ค่าเฉลี่ยของตลาด ให้แทนด้วยตัวเลขจริงของธุรกิจคุณ
สมมติว่าบริษัทมี 3 สาขา จ่ายเงินเดือนเดือนละ 2 รอบ ทุกรอบ HR ใช้เวลาประมาณ 2 ชั่วโมงต่อสาขาในการรวมไฟล์เวลา เทียบกับตารางกะ ใบลา และโอที ก่อนกรอกเข้าเงินเดือน และสมมติต้นทุนเวลาของ HR (เงินเดือน + สวัสดิการ หารด้วยชั่วโมงทำงาน) อยู่ที่ชั่วโมงละ 200 บาท
จะได้ 3 สาขา × 2 ชั่วโมง × 2 รอบ = 12 ชั่วโมงต่อเดือน หรือประมาณ 12 × 200 = 2,400 บาทต่อเดือน เฉพาะเวลาไล่ข้อมูล ยังไม่รวมเวลาตอบคำถามพนักงานเรื่องสลิป เวลาแก้เงินเดือนที่จ่ายผิด หรือค่าอุปกรณ์ที่แต่ละสาขา
สูตรที่ใช้ได้กับทุกธุรกิจคือ: จำนวนสาขา × ชั่วโมงที่ใช้ต่อสาขาต่อรอบ × จำนวนรอบต่อเดือน × ต้นทุนเวลาต่อชั่วโมง แล้วบวกค่าอุปกรณ์ที่เฉลี่ยต่อเดือน นำไปเทียบกับค่าระบบที่ช่วยตัดงานส่วนนั้นได้ จะเห็นภาพชัดกว่าการดูแค่ว่าระบบไหนฟรี
เช็กลิสต์ประเมินระบบลงเวลา "ฟรี"
ใช้คำถามเหล่านี้คัดกรองก่อนให้พนักงานทั้งบริษัทเริ่มใช้ เพราะการเปลี่ยนระบบทีหลังต้องสอนใหม่ทุกคน
- เพดานฟรีคือกี่คน กี่สาขา และเมื่อเกินแล้วค่าใช้จ่ายเปลี่ยนเป็นแบบไหน
- ยืนยันได้ไหมว่าเป็นตัวพนักงานเอง และอยู่ที่สถานที่ทำงานจริง หรือฟีเจอร์นี้อยู่ในแผนเสียเงิน
- ผูกกับตารางกะได้ไหม รู้ไหมว่าใครมาสาย ใครยังไม่เข้ากะ
- ข้อมูลเวลาไปต่อที่การลา โอที และเงินเดือนได้เลย หรือต้องส่งออกแล้วกรอกใหม่
- ต้องซื้ออุปกรณ์อะไรเพิ่มบ้าง ต่อสาขาเท่าไหร่ และใครดูแลเมื่อเสีย
- เก็บข้อมูลย้อนหลังได้นานแค่ไหน และส่งออกข้อมูลทั้งหมดออกมาได้ไหมถ้าจะเลิกใช้
- เก็บข้อมูลอะไรของพนักงานบ้าง (เช่น รูปใบหน้า พิกัด) เก็บที่ไหน และลบตามระยะเวลาได้ไหม
- มีคนช่วยตอนตั้งค่าและตอนมีปัญหาไหม โดยเฉพาะช่วงปิดรอบเงินเดือน
เมื่อไหร่ที่ของฟรีก็เพียงพอ
ของฟรีไม่ใช่ทางเลือกที่ผิด ถ้าทีมยังเล็ก ทำงานที่เดียว เวลาทำงานคงที่ และเจ้าของหรือหัวหน้าเห็นหน้าทุกคนทุกวัน ระบบลงเวลาฟรีที่บันทึกเวลาได้แม่นยำและส่งออกได้ ก็อาจเพียงพอแล้ว
สัญญาณที่บอกว่าเริ่มเกินของฟรี มักมาพร้อมกัน เช่น เปิดสาขาที่สอง เริ่มมีหลายกะ หัวหน้าไม่ได้อยู่หน้างานตลอด หรือ HR เริ่มใช้เวลาหลายชั่วโมงทุกรอบเพื่อไล่ข้อมูลก่อนจ่ายเงินเดือน ถ้าตารางกะยังทำใน Excel ลองอ่าน ตารางกะ Excel ใช้ได้ถึงไหน ประกอบด้วย
- เหมาะกับของฟรี: ทีมเล็ก ที่เดียว เวลาคงที่ หัวหน้าอยู่หน้างาน
- เริ่มคุ้มที่จะลงทุน: หลายสาขาหรือหลายกะ ทีมทำงานนอกสถานที่ ค่าแรงคิดจากชั่วโมงจริง มีโอทีบ่อย
ถ้าเกินของฟรีแล้ว OrgFlow ช่วยตรงไหน
OrgFlow ออกแบบมาสำหรับธุรกิจที่เริ่มมีหลายกะหรือหลายสาขาแล้ว จุดที่ช่วยลดต้นทุนแฝงคือข้อมูลไหลต่อกันในระบบเดียว พนักงานเช็คอินด้วยการสแกนใบหน้าและตรวจพิกัดบนมือถือของตัวเอง ผ่านแอปพนักงานที่เปิดจากเบราว์เซอร์ จึงไม่ต้องซื้อเครื่องทุกสาขา ถ้าต้องการจุดลงเวลากลาง ใช้แท็บเล็ตสแกนหน้าประจำสาขาได้
เวลาที่ลงผูกกับตารางกะ ใบลาและโอทีอนุมัติบนมือถือ แล้วเวลาจริงของพนักงานกะ / หน้างานกับโอทีที่อนุมัติแล้วเข้ารอบเงินเดือนให้เอง ไม่ต้องส่งออกแล้วกรอกใหม่ ถ้าเริ่มจากข้อมูลใน Excel ก็นำเข้าเองได้ในระบบ และมีทีมงานช่วยตอนเริ่มใช้