สองแนวทางต่างกันตรงไหน
เครื่องสแกนนิ้วหรือเครื่องตอกบัตรคืออุปกรณ์ที่ติดตั้งไว้ประจำจุด พนักงานต้องมาที่เครื่องเพื่อลงเวลา ความน่าเชื่อถือจึงมาจาก "ตัวเครื่อง" ที่อยู่ในสถานที่ทำงาน ข้อมูลเวลาจะถูกเก็บในเครื่อง แล้วดึงออกมาใช้ผ่านสาย ไฟล์ หรือโปรแกรมของผู้ผลิต
แอพลงเวลาใช้มือถือของพนักงานแทนเครื่อง ความน่าเชื่อถือมาจากการยืนยันตัวบุคคล (เช่น สแกนใบหน้า) ร่วมกับการตรวจพิกัดว่าอยู่ที่สถานที่ทำงานจริง ข้อมูลส่งขึ้นระบบทันที หัวหน้าและ HR จึงเห็นเวลาเข้างานได้โดยไม่ต้องไปดึงข้อมูลจากเครื่อง
ตารางเทียบทีละหัวข้อ
ตารางนี้เทียบแบบภาพรวม รุ่นเครื่องและระบบแต่ละรายต่างกันได้ ให้ใช้เป็นรายการคำถามตอนคุยกับผู้ขาย
| หัวข้อ | เครื่องสแกนนิ้ว / ตอกบัตร | แอพลงเวลาบนมือถือ |
|---|---|---|
| ต้นทุนเริ่มต้นต่อสาขา | ซื้อเครื่องและติดตั้งทุกจุด (บางที่ต้องเดินสายไฟ / เน็ต) | ไม่ต้องซื้อเครื่อง ใช้มือถือพนักงาน · ส่วนใหญ่คิดค่าบริการรายเดือน |
| เปิดสาขาใหม่ | ต้องสั่งเครื่องและติดตั้งก่อนเปิด | ตั้งพื้นที่ลงเวลาในระบบ แล้วใช้ได้ |
| ทีมนอกสถานที่ / ย้ายจุดบ่อย | ไม่ช่วย ต้องมีเครื่องทุกจุดที่ไป | ลงเวลาได้ทุกจุด และตรวจพิกัดว่าอยู่ที่ไหน |
| การลงเวลาแทนกัน | สแกนนิ้วกันได้ดี · บัตรตอก / รหัส ส่งต่อกันได้ | กันได้ดีเมื่อใช้สแกนใบหน้า + ตรวจพิกัด · ถ้าแค่กดปุ่มจะกันไม่ได้ |
| สุขอนามัย | ทุกคนแตะจุดเดียวกัน | ไม่ต้องสัมผัสอุปกรณ์ร่วมกัน |
| ปัญหาที่พบบ่อย | นิ้วเปียก / สึก สแกนไม่ติด · เครื่องเสียทั้งจุด | มือถือแบตหมด / ไม่มีเน็ต / ปิดตำแหน่ง · พนักงานบางคนไม่มีสมาร์ทโฟน |
| ไม่มีอินเทอร์เน็ต | เครื่องส่วนใหญ่บันทึกในตัวได้ | ขึ้นกับระบบ บางระบบเช็คอินออฟไลน์แล้วซิงก์ทีหลังได้ |
| การดูแลรักษา | ซ่อม เปลี่ยนเครื่อง อัปเดต ต่อจุด | ผู้ให้บริการดูแลระบบ · บริษัทดูแลแค่อุปกรณ์กลาง (ถ้ามี) |
| ข้อมูลไปเงินเดือน | มักต้องดึงไฟล์จากเครื่อง แล้วเทียบกะ / ลา / OT ก่อนกรอก | ถ้าระบบมีกะ ลา OT เงินเดือนในตัว ข้อมูลไหลต่อได้เลย |
| เห็นสถานะแบบสด | ต้องดึงข้อมูลก่อนถึงจะเห็น | เห็นทันทีว่าใครเข้างานแล้ว ใครยังไม่มา |
ตัวอย่างคิดค่าใช้จ่าย (ตัวเลขสมมติ)
ราคาเครื่องและค่าบริการแตกต่างกันมากตามรุ่นและผู้ขาย จึงไม่ควรเทียบจากราคาที่เห็นผ่าน ๆ ตัวอย่างนี้ใช้ตัวเลขสมมติเพื่อแสดงวิธีคิดเท่านั้น ให้แทนด้วยใบเสนอราคาจริงที่คุณได้รับ
สมมติธุรกิจมี 5 สาขา ใช้เครื่องสแกนสาขาละ 1 เครื่อง สำรองไว้อีก 1 เครื่อง และสมมติค่าเครื่องพร้อมติดตั้ง (A) จุดละ 10,000 บาท ค่าเริ่มต้นจะเป็น 6 × 10,000 = 60,000 บาท ถ้าตั้งใจใช้ 3 ปี เฉลี่ยเดือนละประมาณ 60,000 ÷ 36 ≈ 1,670 บาท ยังไม่รวมค่าซ่อม ค่าเดินทางไปดูเครื่อง และเวลาของ HR ที่ต้องดึงไฟล์จากแต่ละสาขามารวมกันทุกรอบ
ฝั่งแอพ ไม่มีค่าเครื่อง แต่มีค่าบริการรายเดือน (B) ซึ่งมักคิดตามจำนวนพนักงาน สิ่งที่ควรเทียบจึงไม่ใช่แค่ "ค่าเครื่อง vs ค่าบริการ" แต่เป็นต้นทุนรวมต่อเดือน: (ค่าเครื่องเฉลี่ยต่อเดือน + ค่าดูแล + ชั่วโมงที่ใช้รวมข้อมูล × ต้นทุนเวลาต่อชั่วโมง) เทียบกับ (B + ชั่วโมงที่เหลือหลังข้อมูลไหลเข้าเงินเดือนเอง × ต้นทุนเวลาต่อชั่วโมง)
ยิ่งมีสาขามาก เปิดสาขาบ่อย หรือมีทีมทำงานนอกสถานที่ ต้นทุนฝั่งเครื่องจะโตตามจำนวนจุด ขณะที่ฝั่งแอพจะโตตามจำนวนคน ลองคิดทั้งสองแบบด้วยแผนขยายสาขาของคุณในอีก 2–3 ปีข้างหน้า
เมื่อไหร่เครื่องสแกนนิ้วยังเหมาะกว่า
แอพไม่ได้ดีกว่าในทุกกรณี เครื่องสแกนที่ติดตั้งประจำจุดยังเป็นตัวเลือกที่สมเหตุสมผลในหลายสถานการณ์
- ทำงานที่เดียว ทุกคนเข้า–ออกประตูเดียวกัน และมีเครื่องที่ใช้ได้ดีอยู่แล้ว
- พนักงานส่วนใหญ่ไม่มีสมาร์ทโฟน หรือบริษัทไม่อยากให้ใช้มือถือส่วนตัวในการทำงาน
- พื้นที่ทำงานห้ามนำมือถือเข้า เช่น พื้นที่ผลิตบางประเภท
- สัญญาณอินเทอร์เน็ตไม่เสถียรมาก และระบบแอพที่เลือกไม่รองรับการลงเวลาแบบออฟไลน์
ทางเลือกแบบผสม: แท็บเล็ตกลางสาขา + มือถือ
หลายธุรกิจไม่ต้องเลือกทางใดทางหนึ่ง แนวทางที่ใช้ได้ดีคือวางแท็บเล็ตสแกนใบหน้าไว้เป็นจุดลงเวลากลางในสาขาที่มีพนักงานจำนวนมากหรือมีคนที่ไม่มีสมาร์ทโฟน และให้ทีมที่ทำงานนอกสถานที่หรือย้ายจุดบ่อยลงเวลาผ่านมือถือของตัวเอง
ข้อดีคือข้อมูลจากทุกช่องทางเข้าระบบเดียวกัน ผูกกับตารางกะเดียวกัน และไปต่อที่เงินเดือนเหมือนกัน ต่างจากการใช้เครื่องสแกนในสาขาแล้วใช้แอพอีกตัวสำหรับทีมนอกสถานที่ ซึ่งต้องรวมข้อมูลสองแหล่งเองทุกรอบ
ก่อนเปลี่ยนจากเครื่องสแกน ควรชี้แจงพนักงานว่าเก็บข้อมูลอะไร (เช่น รูปใบหน้า พิกัด) ใช้ทำอะไร ใครดูได้ และเก็บนานแค่ไหน และมีทางเลือกให้คนที่ไม่มีมือถือ
ทางเลือกของ OrgFlow
OrgFlow ใช้แนวทางแอพเป็นหลัก พนักงานสแกนใบหน้าและตรวจพิกัด GPSบนมือถือของตัวเอง ใช้ได้ทั้ง iPhone และ Android ผ่านแอปพนักงานที่เปิดจากเบราว์เซอร์ การสแกนใบหน้าตรวจว่าเป็นคนจริง (กันใช้รูปถ่าย) และนอกพื้นที่จะบล็อกหรือติดธงไว้ให้ตรวจก็ได้ ตั้งรายสาขา
สำหรับแบบผสม OrgFlow มีโหมดแท็บเล็ตสแกนหน้ากลางสาขา QR ติดหน้างาน และแตะแท็ก NFC (เฉพาะ Android) เช็คอินได้แม้เน็ตหลุดแล้วซิงก์ทีหลัง และหัวหน้าที่ได้สิทธิ์สแกนหน้าให้ลูกทีมได้ ทุกช่องทางผูกกับตารางกะเดียวกัน แล้วเวลาจริงของพนักงานกะ / หน้างานเข้ารอบเงินเดือนให้เอง
OrgFlow ไม่ได้ดึงข้อมูลจากเครื่องสแกนนิ้วที่มีอยู่ ถ้าจำเป็นต้องใช้เครื่องสแกนนิ้วต่อ ควรคุยกับทีมงานก่อนว่าเหมาะกับกรณีของคุณหรือไม่