8 คำถามโดยสรุป
ใช้ตารางนี้เป็นแบบฟอร์มตอนคุยกับผู้ขาย จดคำตอบของแต่ละรายลงในคอลัมน์ของตัวเอง แล้วค่อยเทียบกัน รายละเอียดของแต่ละข้ออยู่ในหัวข้อถัดไป
| คำถาม | คำตอบที่ดีมีลักษณะแบบนี้ |
|---|---|
| 1. ลงเวลาด้วยวิธีไหน กันโกงอย่างไร | ยืนยันทั้งตัวบุคคลและสถานที่ เก็บหลักฐานไว้ตรวจย้อน มีหลายช่องทางให้เลือกตามหน้างาน |
| 2. รองรับหลายสาขา หลายกะไหม | ผูกการลงเวลากับตารางกะ ตั้งพื้นที่และกติการายสาขาได้ เห็นสถานะสดแยกสาขา |
| 3. ไม่มีเน็ตแล้วเป็นอย่างไร | บอกได้ชัดว่าออฟไลน์ทำอะไรได้ ซิงก์อย่างไร และป้องกันการแก้เวลาอย่างไร |
| 4. ไปต่อที่โอทีและเงินเดือนได้ไหม | เวลาจริงและโอทีที่อนุมัติแล้วเข้ารอบเงินเดือนโดยไม่ต้องส่งออกแล้วกรอกใหม่ |
| 5. การลา การแก้เวลา อนุมัติอย่างไร | ยื่นและอนุมัติบนมือถือ ตั้งขั้นอนุมัติได้ ทุกการแก้ไขมีประวัติว่าใครทำ |
| 6. ข้อมูลเก็บที่ไหน ดูแลข้อมูลใบหน้าอย่างไร | ตอบได้ชัดว่าฐานข้อมูลและไฟล์อยู่ที่ไหน ตั้งระยะเก็บรูปได้ มีบันทึกการเปิดดูข้อมูลอ่อนไหว |
| 7. ติดตั้งนานแค่ไหน พนักงานต้องลงแอปไหม | นำเข้าข้อมูลเองได้ มีคนช่วยตอนเริ่ม พนักงานเริ่มใช้ได้ง่ายทั้ง iPhone และ Android |
| 8. คิดราคาแบบไหน เลิกใช้แล้วเอาข้อมูลออกได้ไหม | โครงสร้างราคาชัด รู้ว่าเมื่อโตขึ้นจ่ายเพิ่มตรงไหน ส่งออกข้อมูลทั้งบริษัทได้ |
การลงเวลา: วิธีลงเวลา กันโกง หลายสาขา และออฟไลน์ (ข้อ 1–3)
ข้อ 1 วิธีลงเวลาและการกันโกง: ถามให้ลึกกว่า "มีสแกนหน้าไหม" ให้ถามว่าตรวจได้ไหมว่าเป็นคนจริงไม่ใช่รูปถ่าย ตรวจพิกัดทุกครั้งหรือไม่ ถ้าอยู่นอกพื้นที่ระบบบล็อกหรือแค่ติดธง และเก็บหลักฐานอะไรไว้บ้าง ทางเลือกสำหรับคนที่ไม่มีมือถือคืออะไร (อ่านเพิ่ม: ลงเวลาแทนกัน ป้องกันยังไง และ แอพลงเวลา vs เครื่องสแกนนิ้ว)
ข้อ 2 หลายสาขาและหลายกะ: ระบบที่ดีรู้ว่าพนักงานคนนี้ต้องเข้ากะไหน ที่สาขาไหน วันนี้ ไม่ใช่แค่บันทึกเวลาเข้า–ออกลอย ๆ ถามว่ากะข้ามเที่ยงคืนนับอย่างไร ตั้งพื้นที่ลงเวลาและกติกาต่างกันรายสาขาได้ไหม และหัวหน้าเห็นไหมว่าจุดไหนยังไม่มีคนเข้างาน
ข้อ 3 ออฟไลน์: หน้างานจริงมีจุดอับสัญญาณเสมอ ถามว่าถ้าเน็ตหลุดตอนเช็คอินจะเกิดอะไรขึ้น บันทึกไว้ก่อนแล้วซิงก์ได้ไหม และเวลาที่บันทึกตอนออฟไลน์เชื่อถือได้แค่ไหน
- ขอดูการเช็คอินจริงบนมือถือ ไม่ใช่แค่สไลด์
- ลองเช็คอินนอกพื้นที่ แล้วดูว่าฝั่งหัวหน้าเห็นอะไร
- ถามว่าคนลืมเช็คเอาท์ ระบบแจ้งใคร และใครแก้ได้
ข้อมูลไหลต่อ: โอที เงินเดือน การลา และการแก้เวลา (ข้อ 4–5)
ข้อ 4 โอทีและเงินเดือน: ระบบลงเวลาที่ให้แค่ไฟล์ส่งออก ทำให้ HR ต้องเทียบกะ ลา และโอที แล้วกรอกเงินเดือนเองทุกรอบ ถามว่าเวลาจริงไปถึงเงินเดือนอย่างไร โอทีต้องอนุมัติก่อนไหม คิดเรทโอทีอย่างไร และถ้าลงเวลาไม่ครบ ระบบจ่ายไปเลยหรือพักไว้ให้ตรวจ ถ้าต้องการตรวจตัวเลขโอทีคร่าว ๆ ลองใช้เครื่องคิด OT
ข้อ 5 การลาและการแก้เวลา: ถ้ายื่นลาหรือแจ้งปัญหายุ่งยาก คนจะหาทางลัด ถามว่าพนักงานยื่นลาบนมือถือได้ไหม ตั้งขั้นอนุมัติตามแผนกหรือประเภทได้ไหม หัวหน้าอนุมัติทีละหลายรายการได้ไหม และเมื่อมีการแก้เวลา ระบบบันทึกไหมว่าใครแก้ เมื่อไหร่ เพราะอะไร
ข้อมูลส่วนบุคคลและ PDPA โดยเฉพาะรูปใบหน้า (ข้อ 6)
การลงเวลาด้วยใบหน้าและพิกัดคือการเก็บข้อมูลส่วนบุคคล และข้อมูลชีวภาพอย่างใบหน้าถูกจัดเป็นข้อมูลอ่อนไหวตาม PDPA ซึ่งต้องดูแลเข้มกว่าข้อมูลทั่วไป ก่อนเลือกระบบ ให้ฝ่ายกฎหมายหรือเจ้าหน้าที่คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล (DPO) ของบริษัทช่วยดูเรื่องฐานในการเก็บข้อมูล การแจ้งพนักงาน และระยะเวลาเก็บ
คำถามที่ควรถามผู้ขายคือ ข้อมูลเก็บที่ไหน (ฐานข้อมูลหลัก ไฟล์รูป และไฟล์สำรองอาจอยู่คนละที่) ตั้งระยะเวลาเก็บรูปแล้วลบอัตโนมัติได้ไหม ใครในบริษัทเปิดดูข้อมูลอะไรได้บ้าง มีบันทึกการเปิดดูข้อมูลอ่อนไหวไหม และส่งออกข้อมูลออกมาได้เมื่อมีคำขอ
- ระวังคำตอบกว้าง ๆ เช่น "ข้อมูลปลอดภัย" โดยไม่บอกว่าเก็บที่ไหน
- ขอดูหน้าตั้งค่าสิทธิ์จริง ว่าซ่อนข้อมูลเงินเดือนหรือรูปจากบทบาทที่ไม่เกี่ยวข้องได้
เริ่มใช้และเลิกใช้: การติดตั้ง แอป ราคา และสัญญา (ข้อ 7–8)
ข้อ 7 การติดตั้งและแอป: ถามว่าต้องเตรียมข้อมูลอะไร นำเข้าจาก Excel เองได้ไหม ใครช่วยตั้งค่า และพนักงานต้องดาวน์โหลดแอปจาก Store หรือเปิดจากเบราว์เซอร์ได้เลย แอปที่ไม่ต้องติดตั้งจาก Store เริ่มใช้ได้เร็วและอัปเดตพร้อมกันทุกเครื่อง แต่ควรถามข้อจำกัดบน iPhone ด้วย เช่น ต้องเปิดผ่านเบราว์เซอร์ไหนเพื่อรับแจ้งเตือน
ข้อ 8 ราคา สัญญา และการเลิกใช้: ถามให้ชัดว่าคิดราคาตามจำนวนคน จำนวนสาขา หรือฟีเจอร์ ถ้าจ้างคนเพิ่มหรือเปิดสาขาใหม่จ่ายเพิ่มเท่าไหร่ ผูกสัญญานานแค่ไหน และถ้าเลิกใช้ ส่งออกข้อมูลพนักงาน ประวัติเวลา และเงินเดือนออกมาได้ครบไหม ระบบลงเวลาที่ "ฟรี" ก็ควรถามคำถามชุดเดียวกัน (อ่านเพิ่ม: โปรแกรมลงเวลาเข้างานฟรี: ต้นทุนแฝง)
ทดลองก่อนตัดสินใจ: ลองกับรอบเงินเดือนจริง
การทดลองที่ดีที่สุดคือเลือกสาขาหรือทีมหนึ่งที่มีกะจริง ใช้คู่กับวิธีเดิมหนึ่งรอบเงินเดือน แล้วเทียบผลลัพธ์ทั้งเวลา โอที และยอดเงิน การดูเดโมอย่างเดียวมักไม่เห็นปัญหาของวันปิดรอบ
- เลือกทีมที่มีทั้งกะปกติ กะข้ามคืน และคนที่มักลืมเช็คเอาท์
- ให้หัวหน้างานลองใช้ฝั่งอนุมัติจริง ไม่ใช่แค่ HR
- เทียบยอดเงินเดือนกับวิธีเดิม และจดว่าใช้เวลาเตรียมข้อมูลน้อยลงเท่าไหร่
คำตอบของ OrgFlow ต่อ 8 คำถาม
เพื่อให้เห็นตัวอย่างคำตอบที่เจาะจง นี่คือคำตอบของ OrgFlow รวมถึงข้อจำกัดที่ควรรู้
- ลงเวลา: สแกนใบหน้าตรวจว่าเป็นคนจริง + ตรวจพิกัด GPS ทุกครั้ง นอกพื้นที่บล็อกหรือติดธงก็ได้ (ตั้งรายสาขา) · มีแท็บเล็ตกลางสาขา QR หน้างาน และ NFC (เฉพาะ Android) · เก็บรูป เวลา พิกัดเป็นหลักฐาน
- หลายสาขา / กะ: ผูกกับตารางกะ · จุดที่ขาดคนหรือเกินแผนเด่นขึ้นในตารางและหน้าสถานะสด · ลืมเช็คเอาท์แจ้งเตือนถึงหัวหน้า
- ออฟไลน์: เช็คอินได้แม้เน็ตหลุด แล้วซิงก์ทีหลัง
- เงินเดือน: พนักงานกะ / หน้างานคิดจากเวลาจริง ลงเวลาไม่ครบพักไว้ให้ตรวจ · ตั้งเรทโอทีได้ตามหน่วยงาน ตำแหน่ง หรือค่าแรงขั้นต่ำรายจังหวัด โอทีที่อนุมัติแล้วเข้าเงินเดือนให้เอง (ระบบไม่ได้คูณอัตราตามกฎหมายให้อัตโนมัติ ต้องตั้งเรทเอง)
- อนุมัติ: ลา โอที สลับวันหยุด ทำงานวันหยุด ยื่นและอนุมัติบนมือถือ ตั้งขั้นได้ อนุมัติทีละหลายรายการได้ · แอดมินลงเวลาแทนได้ และระบบบันทึกว่าใครลงให้
- ข้อมูล: ฐานข้อมูลหลักอยู่บนเซิร์ฟเวอร์ในประเทศไทย ไฟล์และรูปเก็บบนคลาวด์สตอเรจ · ตั้งระยะเก็บรูปได้ · บันทึกการเปิดดูข้อมูลอ่อนไหว · ทุกการเปลี่ยนแปลงสำคัญตรวจย้อนได้
- เริ่มใช้: นำเข้าจาก Excel ได้เองในระบบ และทีมงานช่วยตอนเริ่มใช้ · แอปพนักงานเปิดจากเบราว์เซอร์ ไม่ต้องลงจาก Store ใช้ได้ทั้ง iPhone และ Android (iPhone ต้องเปิดด้วย Safari เพื่อเพิ่มที่หน้าจอโฮมและรับแจ้งเตือน)
- เลิกใช้: ส่งออกข้อมูลทั้งบริษัทได้ · ราคาไม่ได้แสดงบนเว็บ นัดดูระบบเพื่อคุยตามขนาดทีม · ยังไม่มี public API หรือการเชื่อมต่อ LINE